Dokumenty

Regulamin

Umowa między Tobą a nami: co dostajesz, ile to kosztuje, kto za co odpowiada i jak z tego wyjść.

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną — Ksefly

Wersja: 1.0 (projekt) · Data sporządzenia: 22 sierpnia 2026 r. · Wchodzi w życie: ⟨DO UZUPEŁNIENIA: data publikacji regulaminu na ksefly.app; do tego dnia dokument nie wiąże nikogo — art. 8 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną⟩

Ten regulamin określa zasady, na jakich korzystasz z aplikacji i usług Ksefly. Sporządzamy go i udostępniamy, bo wymaga tego art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UŚUDE). Możesz go przeczytać, pobrać, wydrukować i zapisać w dowolnej chwili, nieodpłatnie i bez zakładania konta (art. 8 ust. 1 pkt 2 UŚUDE).

W skrócie — pięć rzeczy, które warto wiedzieć, zanim przeczytasz resztę:

  1. Ksefly to aplikacja, która pomaga Ci wystawiać i odbierać faktury w KSeF. Nie jesteśmy KSeF, nie jesteśmy Ministerstwem Finansów, nie prowadzimy Twoich ksiąg i nie doradzamy podatkowo.
  2. Fakturą w rozumieniu prawa jest dokument w KSeF wraz z jego numerem. Plik PDF z Ksefly jest tylko wizualizacją tego dokumentu.
  3. Subskrypcję Pro i Ultra sprzedaje Ci Apple, nie my. Płatności, zmiana planu, rezygnacja i zwroty idą przez Twoje konto Apple.
  4. Gdy przyjmujesz płatność od kontrahenta, pieniądze płyną przez Twoje własne konto Stripe — Ksefly nigdy nie przyjmuje, nie przechowuje ani nie przekazuje tych środków.
  5. Za treść faktury i za swoje decyzje podatkowe odpowiadasz Ty. Za poprawne technicznie zbudowanie i wysłanie dokumentu do KSeF odpowiadamy my — w granicach opisanych w § 17.

§ 1. Kto świadczy usługę i jak się z nami skontaktować

  1. Usługodawcą jest developNET Maciej Matysiewski (marka: develop.NET), ul. Nowowiejska 6/6, 00-649 Warszawa, Polska, NIP 1182238190, REGON 521446646 — działalność gospodarcza osoby fizycznej wpisana do CEIDG (dalej: „Ksefly”, „my”).

  2. Adresy elektroniczne:

    ⟨DO POTWIERDZENIA: każda z tych skrzynek musi realnie odbierać pocztę, zanim regulamin zostanie opublikowany. Skrzynka security@ nie jest dziś nigdzie udokumentowana poza wewnętrzną notatką — albo ją utwórz, albo usuń ten wiersz.⟩

  3. Korespondencję papierową kieruj na adres z ust. 1.

  4. Ksefly jest niezależną aplikacją innych producentów i nie jest powiązana z Ministerstwem Finansów, Krajową Administracją Skarbową ani żadnym organem państwowym. Nazwa KSeF jest używana wyłącznie opisowo.

§ 2. Słowniczek

  • Aplikacja — aplikacja Ksefly na iPhone’a, pobierana z App Store.
  • Usługa — aplikacja razem z naszym serwerem (backendem), który wysyła i pobiera dokumenty z KSeF, przechowuje kopię zapasową Twoich danych i obsługuje powiadomienia.
  • Konto — Twoje konto w Ksefly, zakładane przez „Zaloguj się z Apple”.
  • Firma (kontekst podatnika) — jedna firma (jeden NIP), którą podłączasz do konta i w imieniu której działasz w KSeF. Na jednym koncie może być kilka firm.
  • KSeF — Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów.
  • Sejf — kopia zapasowa danych, które sam wprowadzasz (kontrahenci, produkty, konta do przelewów, szablony, ustawienia, numeracja), trzymana zaszyfrowana na naszym serwerze, żeby przetrwała utratę telefonu.
  • Plan — Free, Ksefly Pro albo Ksefly Ultra.
  • Płatności — funkcja przyjmowania zapłaty za Twoją fakturę od Twojego kontrahenta (§ 9–§ 12).

§ 3. Czym Ksefly jest — i czym nie jest

  1. Ksefly jest narzędziem, które: buduje dokument faktury w formacie FA(3), wysyła go do KSeF w Twoim imieniu, pobiera faktury wystawione na Twój NIP, pokazuje je, liczy z nich zestawienia, generuje wizualizacje PDF i pozwala przyjąć zapłatę.
  2. Ksefly nie jest:
    • Krajowym Systemem e-Faktur ani jego częścią; nie działamy na zlecenie Ministerstwa Finansów;
    • biurem rachunkowym — nie prowadzimy ksiąg, ewidencji ani rozliczeń;
    • doradcą podatkowym, prawnym ani rewidentem (§ 15);
    • dostawcą usług płatniczych — nim jest Stripe (§ 9);
    • kasą rejestrującą; potwierdzenie płatności z Ksefly nie jest paragonem fiskalnym.
  3. Dostępność KSeF, jego regulaminy, limity zapytań i przerwy techniczne są poza naszą kontrolą.

§ 4. Rodzaje i zakres usług; plany

  1. W ramach Usługi udostępniamy w szczególności: wystawianie i wysyłkę faktur do KSeF, odbiór faktur zakupowych, podgląd i wyszukiwanie dokumentów, wizualizację PDF, kartoteki kontrahentów i produktów, szablony, numerację, kopię zapasową w Sejfie, powiadomienia push, zestawienia w „Pulsie”, paczkę dla księgowej, planowanie wysyłki oraz przyjmowanie płatności.

  2. Plany i limity (stan na dzień sporządzenia regulaminu):

    PlanCenaFaktury sprzedaży w miesiącu
    Free0 zł3
    Ksefly Pro13,99 zł / mies. albo 139,99 zł / rok15
    Ksefly Ultra25,99 zł / mies. albo 259,99 zł / rokbez limitu

    Ceny w App Store są zawsze rozstrzygające (§ 8 ust. 3).

  3. Jak liczymy limit. Limit dotyczy faktur sprzedaży, których KSeF już przyjął albo za chwilę przyjmie (wysłane, przyjęte, oczekujące w kolejce wysyłki). Faktury odrzucone przez KSeF nie zużywają limitu. Korekty nigdy nie liczą się do limitu, a korekta do zera zwraca miejsce zajęte przez fakturę pierwotną, gdy tylko KSeF przyjmie tę korektę.

  4. Limit liczy się osobno dla każdej firmy podłączonej do konta — dwie firmy w planie Free mają po 3 faktury miesięcznie każda.

  5. Wybrane funkcje wymagają planu płatnego, w szczególności: podłączenie drugiej i kolejnej firmy, planowanie wysyłki, wyszukiwanie kontrahenta po NIP i weryfikacja białej listy, eksport dla księgowej, część analiz w „Pulsie”, przyjmowanie płatności (Pro i Ultra; w planie Free płatności są niedostępne), a w planie Ultra dodatkowo wyszukiwanie w rejestrach na żywo, brak limitu faktur, faktura bez znaku Ksefly w stopce i niższa prowizja od płatności (§ 10).

  6. Funkcje oparte o sztuczną inteligencję. Aplikacja generuje krótkie opisy faktur, zdanie podsumowujące w „Pulsie” oraz — w planie Ultra i na Twoje wyraźne żądanie — projekt notatki księgowej. Przy opisie faktury i przy notatce księgowej część danych wychodzi poza Ksefly: nazwy stron faktury, kwota i nazwy pozycji trafiają do zewnętrznego dostawcy modelu językowego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Zdanie w „Pulsie” powstaje z danych liczbowych i behawioralnych — bez nazw i bez numerów NIP. Opis faktury tworzy się automatycznie dla każdej faktury, a przełącznik „Ksefly Intelligence” w Ustawieniach steruje wyłącznie zdaniem w „Pulsie”. Szczegóły i podstawy tego przetwarzania opisuje Polityka prywatności; wyniki tych funkcji są pomocą informacyjną, nie poradą (§ 15).

  7. Rozwijamy Usługę: możemy dodawać, zmieniać i wycofywać funkcje. Istotne ograniczenie funkcji płatnego planu traktujemy jak zmianę regulaminu (§ 21).

  8. Nie gwarantujemy określonego poziomu dostępności (SLA). Dokładamy starań, by Usługa działała nieprzerwanie; możliwe są przerwy techniczne, aktualizacje oraz przerwy po stronie KSeF, Apple, Stripe i naszego dostawcy infrastruktury.

§ 5. Wymagania techniczne (art. 8 ust. 3 pkt 2 lit. a UŚUDE)

  1. Do korzystania z Usługi potrzebujesz:
    • iPhone’a z systemem iOS 26 lub nowszym,
    • konta Apple (logowanie odbywa się wyłącznie przez „Zaloguj się z Apple”),
    • dostępu do internetu,
    • uprawnień do działania w KSeF dla danego NIP — Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu/ pieczęci albo tokena KSeF.
  2. Do przyjmowania płatności kartą zbliżeniowo, samym iPhone’em dodatkowo: iPhone XS lub nowszy, zalogowanie do iCloud na tym telefonie, zaakceptowanie warunków Apple dla tej funkcji, włączona lokalizacja dla aplikacji oraz zakończona weryfikacja Twojego konta Stripe.
  3. Zalecamy włączenie blokady Face ID w aplikacji oraz kodu blokady w telefonie.
  4. Usługa jest przeznaczona dla osób, które ukończyły 18 lat i mają pełną zdolność do czynności prawnych.

§ 6. Zawarcie umowy

  1. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną (konto w planie Free) zostaje zawarta w chwili zalogowania się przez „Zaloguj się z Apple”, gdy tworzone jest Twoje konto.
  2. Umowa jest zawierana na czas nieoznaczony.
  3. Podłączenie firmy (NIP) nie jest odrębną umową z nami — jest udzieleniem nam upoważnienia do działania w KSeF w Twoim imieniu w zakresie wynikającym z użytej metody uwierzytelnienia (§ 16).
  4. Subskrypcja Pro/Ultra jest odrębną umową zawieraną z Apple (§ 8).
  5. Przed zawarciem umowy udostępniamy Ci ten regulamin nieodpłatnie (art. 8 ust. 1 pkt 1 UŚUDE) — jest publicznie dostępny pod adresem ksefly.app/regulamin, a link do niego stoi na ekranie logowania, nad przyciskiem „Zaloguj się z Apple”, czyli przed momentem zawarcia umowy (ust. 1), oraz w Ustawieniach → Informacje. Regulamin można w każdej chwili pobrać i zapisać.

§ 7. Rozwiązanie umowy, usunięcie konta i eksport danych

  1. Możesz w każdej chwili i bez podania przyczyny rozwiązać umowę — użyj funkcji „Usuń konto” w Ustawieniach albo wyślij nam oświadczenie na adres z § 1 ust. 2. Samo wylogowanie i usunięcie aplikacji nie kończy umowy: Twoje konto i Sejf zostają na naszym serwerze (ust. 5).
  2. Usunięcie konta jest nieodwracalne. Usuwamy wtedy w szczególności: Twoje konto i tożsamość logowania, wszystkie podłączone firmy, przechowywane u nas dane faktur, zaplanowane wysyłki, zadania importu historycznego, zaszyfrowane poświadczenia KSeF, cały Sejf oraz rejestracje powiadomień. Przed usunięciem danych unieważniamy też u Apple zgodę udzieloną przy „Zaloguj się z Apple”; jeśli Apple nie potwierdzi unieważnienia, usunięcie konta i tak dochodzi do skutku.
  3. Czego usunięcie konta nie obejmuje:
    • Twoich faktur w KSeF — one pozostają w systemie Ministerstwa Finansów; my ich nie usuwamy i nie możemy usunąć;
    • danych, które Twój kontrahent otrzymał wraz z fakturą;
    • ⟨DO UZUPEŁNIENIA: rekordy transakcji płatniczych (kwota, prowizja, marka i cztery ostatnie cyfry karty, adres potwierdzenia Stripe) oraz zapisane dokumenty UPO nie są dziś usuwane wraz z kontem. Właściciel musi rozstrzygnąć, czy to zamierzona retencja (i na jakiej podstawie oraz na jak długo), czy usterka do naprawienia — a potem ten punkt albo opisuje retencję, albo znika.⟩
  4. Zanim usuniesz konto, wyeksportuj dane. Aplikacja nie synchronizuje się z iCloud; kopią zapasową Twoich kartotek jest wyłącznie Sejf, który usuwamy razem z kontem. W planach płatnych skorzystaj z eksportu (CSV / PDF / ZIP) albo zapisz paczkę dla księgowej; w planie Free zapisz potrzebne faktury pojedynczo jako PDF.
  5. Wylogowanie to nie usunięcie. Wylogowanie czyści dane z telefonu, ale Sejf zostaje — po ponownym zalogowaniu Twoje kartoteki wracają.
  6. Możemy wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a bez zachowania terminu — tylko z ważnego powodu: korzystania z Usługi niezgodnie z prawem lub regulaminem, działania na szkodę innych użytkowników, prób obejścia limitów, nadużyć płatniczych albo żądania organu władzy publicznej. Powód podamy komunikatem w aplikacji z możliwością zapisania treści, a jeżeli podałeś nam adres do korespondencji — także na piśmie. Nie wysyłamy go pocztą elektroniczną na „adres konta”: takiego adresu nie mamy (§ 1.1 Polityki prywatności).
  7. W pilnych przypadkach (podejrzenie nadużycia, oszustwa, ryzyko dla innych) możemy zawiesić dostęp do części lub całości Usługi na czas wyjaśnienia; niezwłocznie Cię o tym zawiadomimy, a zawieszenie utrzymamy nie dłużej, niż to konieczne. Zawieszenie funkcji płatności opisuje § 12 ust. 5.
  8. Rozwiązanie umowy z nami nie rozwiązuje automatycznie Twojej subskrypcji u Apple — rezygnację zgłasza się przez konto Apple (§ 8), ani Twojej umowy ze Stripe.

§ 8. Subskrypcje Pro i Ultra — sprzedaje je Apple

  1. Ksefly Pro i Ksefly Ultra są sprzedawane jako zakupy w aplikacji w App Store. Sprzedawcą jest Apple, nie my. ⟨DO POTWIERDZENIA: pełna nazwa i adres podmiotu Apple będącego sprzedawcą dla użytkowników w Polsce — sprawdź w regulaminie App Store / Apple Media Services i wpisz go tutaj.⟩
  2. Konsekwencje są następujące i są dla nas wiążące:
    • rozliczenie i płatność obsługuje wyłącznie Apple, na zasadach Twojego konta Apple;
    • zmiana planu, rezygnacja i wyłączenie odnowienia odbywają się w ustawieniach subskrypcji Apple (aplikacja otwiera ten ekran skrótem);
    • zwroty rozpatruje Apple według własnych zasad; nie możemy anulować ani zwrócić opłaty za subskrypcję Apple, nawet gdybyśmy chcieli;
    • dowód zakupu subskrypcji wystawia Apple.
  3. Ceny widoczne w App Store są rozstrzygające. Ceny podane w § 4 ust. 2 mają charakter informacyjny i mogą się różnić po zmianie cennika lub kursu.
  4. Subskrypcja odnawia się automatycznie, dopóki nie wyłączysz odnowienia — zasady odnowienia, okresu próbnego (jeśli jest oferowany) i powiadomień określa Apple.
  5. Co się dzieje, gdy subskrypcja wygaśnie: konto wraca do planu Free wraz z jego limitem (3 faktury sprzedaży miesięcznie na firmę), funkcje płatnych planów przestają być dostępne, a Twoje dane nie są usuwane. Firmy podłączone wcześniej pozostają dostępne; do podłączenia kolejnej firmy potrzebny jest znów plan płatny.
  6. Odstąpienie od umowy. Ewentualne prawo odstąpienia od umowy o treści lub usługi cyfrowe związane z subskrypcją realizuje się wobec Apple, które przy zakupie odbiera stosowne oświadczenia i prowadzi własną procedurę zwrotów; my nie prowadzimy odrębnej procedury odstąpienia i nie moglibyśmy jej wykonać technicznie. Umowę o bezpłatne konto możesz zakończyć w każdej chwili i ze skutkiem natychmiastowym (§ 7 ust. 1) — to uprawnienie dalej idące niż odstąpienie. ⟨DO POTWIERDZENIA przez prawnika: czy do umowy o bezpłatne konto (zawieranej na odległość, bez ceny) stosuje się prawo odstąpienia z ustawy o prawach konsumenta wobec osoby opisanej w § 23 ust. 2 — i czy trzeba dodać wzór oświadczenia o odstąpieniu.⟩

§ 9. Przyjmowanie płatności od kontrahentów — kto jest kim

Ten paragraf jest najważniejszy w całym regulaminie. Opisuje, kto z kim zawiera umowę, gdy Twój kontrahent płaci Ci przez Ksefly.

  1. Akceptantem (merchant of record) jesteś Ty — Twoja firma, przez własne konto Stripe powiązane z Twoją firmą w Ksefly. Konto Stripe zakłada się osobno dla każdej firmy.
  2. Dostawcą usługi płatniczej jest Stripe, na podstawie umowy, którą zawierasz bezpośrednio ze Stripe podczas jego procesu weryfikacji (Connected Account Agreement). ⟨DO POTWIERDZENIA: nazwa i siedziba podmiotu Stripe będącego Twoim kontrahentem — repozytorium nie rozstrzyga, czy jest to Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia), czy Stripe, Inc. (USA); odpowiedź decyduje też o opisie transferu danych w polityce prywatności.⟩ Weryfikację tożsamości, dane firmy i numer rachunku podajesz bezpośrednio Stripe, na jego stronie; Ksefly nie wypełnia za Ciebie tego formularza i nie pośredniczy w nim.
  3. Ksefly dostarcza wyłącznie oprogramowanie. Nigdy nie przyjmujemy, nie przechowujemy ani nie przekazujemy środków płatnika — pieniądze idą wprost z karty płatnika na konto Stripe podłączone do Twojej firmy. ⟨DO POTWIERDZENIA przez prawnika: że przy tym przepływie Ksefly nie jest dostawcą usług płatniczych w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych i nie prowadzi działalności wymagającej zezwolenia KNF. To jest ocena prawna, a nie fakt wyczytany z kodu — kod potwierdza wyłącznie sam przepływ. Ten sam znacznik stoi w bloku „Dane usługodawcy”; oba trzeba zamknąć jedną decyzją.⟩
  4. Danych karty nigdy nie widzimy. Przy płatności zbliżeniowej telefonem dane karty odczytuje i przesyła do Stripe komponent Stripe działający na Twoim telefonie. Na naszych serwerach zapisujemy jedynie identyfikatory Stripe, kwotę, walutę, status, rodzaj metody płatności oraz markę i cztery ostatnie cyfry karty.
  5. Przyjmowanie płatności kartą samym telefonem to odrębna umowa z Apple. Akceptując warunki tej funkcji Apple, zawierasz umowę bezpośrednio z Apple. Ksefly nie jest jej stroną, nie może jej za Ciebie zawrzeć, zmienić ani z niej zwolnić.
  6. Dostępne sposoby zapłaty: płatność kartą zbliżeniowo telefonem, link do zapłaty (karta, BLIK, Apple Pay) oraz BLIK z kodu podyktowanego przez kupującego. Katalog metod, limity i warunki ustala Stripe.
  7. Faktura oznaczona mechanizmem podzielonej płatności (MPP) nie może być opłacona kartą, BLIK-iem ani Apple Pay — aplikacja odmawia takiej płatności, bo tych metod nie da się rozliczyć w mechanizmie podzielonej płatności.

§ 10. Nasze wynagrodzenie — prowizja od płatności

  1. Za udostępnienie funkcji płatności pobieramy prowizję od każdej udanej płatności przyjętej przez Ksefly:
    • 0,35% — w planie Ksefly Pro,
    • 0,20% — w planie Ksefly Ultra,
    • w planie Free funkcja płatności jest niedostępna, więc prowizja nie występuje.
  2. Podstawa naliczenia: ⟨DO UZUPEŁNIENIA — DECYZJA WŁAŚCICIELA: czy procent liczy się od kwoty brutto transakcji (tak liczy dziś kod: StripeFeeSchedule mnoży całą kwotę płatności), czy od kwoty netto; oraz czy sama prowizja jest kwotą netto powiększaną o VAT, czy kwotą brutto zawierającą VAT. Do czasu rozstrzygnięcia zdanie brzmi: „Prowizję liczymy od kwoty ⟨brutto / netto⟩ transakcji; podana stawka jest kwotą ⟨netto, do której doliczany jest VAT / brutto, zawierającą VAT⟩.”⟩
  3. Jak ją pobieramy. Prowizja jest potrącana przez Stripe z Twojej płatności w chwili jej rozliczenia i przekazywana nam (opłata aplikacyjna przy płatnościach bezpośrednich). Kwotę wyliczamy po naszej stronie z danych faktury — nie przyjmujemy jej z aplikacji.
  4. Opłaty Stripe są odrębne od naszej prowizji i obciążają Twoje konto Stripe na zasadach Twojej umowy ze Stripe. Nie ustalamy ich i nie pobieramy. ⟨DO UZUPEŁNIENIA: aktualne stawki Stripe dla Polski, jeśli chcesz je tu przytoczyć — albo odesłanie do cennika Stripe.⟩
  5. Przykład (przy założeniu, że prowizję liczymy od kwoty brutto — patrz ust. 2). Przyjmujesz zapłatę 100,00 zł:
    • w planie Pro nasza prowizja wynosi 0,35 zł,
    • w planie Ultra — 0,20 zł,
    • do tego dochodzi opłata Stripe według jego cennika,
    • resztę Stripe zapisuje na Twoim saldzie Stripe (§ 11).
  6. Dokument na prowizję. ⟨DO UZUPEŁNIENIA: kiedy i w jakiej formie Ksefly wystawia fakturę VAT za swoją prowizję (zakładany zamiar: zbiorcza faktura miesięczna wystawiana przez KSeF), oraz gdzie użytkownik ją znajdzie. Dziś nic w kodzie tego nie robi — nie publikuj obietnicy, której system nie realizuje.⟩
  7. Zmiana wysokości prowizji jest zmianą regulaminu i wymaga trybu z § 21.

§ 11. Rozliczenie i wypłata Twoich pieniędzy

  1. Przyjęta zapłata trafia na Twoje saldo w Stripe, a Stripe wypłaca ją na Twój rachunek bankowy według własnego harmonogramu wypłat.
  2. Pierwsza wypłata może nastąpić później niż kolejne — Stripe stosuje własny okres oczekiwania i może wymagać dodatkowej weryfikacji.
  3. Nie przechowujemy Twoich pieniędzy, nie przekazujemy ich dalej i nie możemy zmienić harmonogramu wypłat. Terminy, rezerwy i ewentualne wstrzymania środków są sprawą między Tobą a Stripe; z pytaniami o nie zwróć się do Stripe.
  4. Zielona pieczęć „ZAPŁACONA” w aplikacji oznacza, że płatność została rozliczona przez Stripe — nie oznacza, że pieniądze są już na Twoim rachunku bankowym.

§ 12. Zwroty, reklamacje płatności i chargebacki

  1. Zwrot płatności zlecasz Ty, w panelu Stripe. Aplikacja Ksefly nie ma dziś funkcji zwrotu — gdy Stripe poinformuje nas o zwrocie, odnotowujemy go, a przy zwrocie całości oznaczamy fakturę z powrotem jako nieopłaconą. Zwrot jest wypłacany z Twojego salda Stripe.
  2. Chargeback (reklamacja obciążenia u wystawcy karty) toczy się między wystawcą karty, Stripe i Tobą, w terminach na przedstawienie dowodów wyznaczonych przez Stripe. Nie jesteśmy stroną tego postępowania i nie decydujemy o jego wyniku.
  3. Ujemne saldo Stripe jest Twoim zobowiązaniem wobec Stripe.
  4. Co dzieje się z naszą prowizją przy zwrocie: ⟨DO UZUPEŁNIENIA — DECYZJA WŁAŚCICIELA: czy prowizja Ksefly jest zwracana proporcjonalnie do zwróconej kwoty, czy pozostaje pobrana. Dziś kod nie odwraca prowizji przy zwrocie ani przy chargebacku; jeśli decyzja brzmi „zwracamy”, trzeba to najpierw zaimplementować, bo regulamin nie może obiecywać zachowania, którego system nie ma.⟩
  5. Prawo regresu i zabezpieczenie. Jeżeli Stripe obciąży nas kwotą związaną z Twoimi transakcjami (w szczególności zwrotem, chargebackiem, opłatą sporną lub ujemnym saldem Twojego konta), możemy: (a) żądać od Ciebie zwrotu tej kwoty, (b) potrącić ją z przyszłych prowizji lub innych naszych zobowiązań wobec Ciebie oraz (c) zawiesić funkcję przyjmowania płatności do czasu rozliczenia. O każdym takim działaniu zawiadomimy Cię wraz z uzasadnieniem.
  6. Reklamacje dotyczące samej transakcji płatniczej (odmowa autoryzacji, spór z kupującym, termin lub wysokość wypłaty) kieruj do Stripe jako dostawcy usługi płatniczej. Reklamacje dotyczące działania aplikacji Ksefly — do nas, w trybie z § 20.

§ 13. Zakaz treści bezprawnych; nasze uprawnienia wobec treści

  1. Zakazane jest dostarczanie za pośrednictwem Usługi treści o charakterze bezprawnym (art. 8 ust. 3 pkt 2 lit. b UŚUDE), w szczególności: wystawianie faktur dokumentujących czynności, które nie miały miejsca, posługiwanie się cudzym NIP-em bez upoważnienia, dane naruszające prawa osób trzecich, złośliwe oprogramowanie oraz treści służące oszustwu.
  2. Zobowiązujesz się korzystać z Usługi zgodnie z prawem i regulaminem, nie obchodzić limitów planu, nie ingerować w działanie Usługi ani nie próbować uzyskać dostępu do cudzych danych.
  3. Jeżeli poweźmiemy wiarygodną wiadomość o bezprawnym charakterze treści przechowywanych dla Ciebie albo o naruszeniu regulaminu, możemy — proporcjonalnie do naruszenia — ograniczyć widoczność takiej treści, uniemożliwić korzystanie z wybranej funkcji, zawiesić dostęp do konta albo rozwiązać umowę (§ 7 ust. 6–7). Uzasadnienie podamy wraz z informacją, na jakiej podstawie działamy (przepis prawa albo konkretne postanowienie regulaminu), oraz o możliwości odwołania się w trybie reklamacyjnym (§ 20). Nie stosujemy zautomatyzowanego moderowania treści faktur.
  4. Zgłoszenia treści bezprawnych przyjmujemy pod adresem contact@ksefly.app.

§ 14. Zapisem jest KSeF, nie my

  1. Fakturą ustrukturyzowaną jest dokument wystawiony przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym mu numerem identyfikującym (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). Wystawienie i otrzymanie faktury są zdarzeniami w systemie KSeF (art. 106na ustawy o VAT).
  2. Kopia faktury w Ksefly jest odwzorowaniem służącym wygodzie. Rozstrzygający jest KSeF. Jeśli nasza kopia różni się od dokumentu w KSeF, właściwy jest dokument w KSeF.
  3. PDF wygenerowany przez Ksefly jest wizualizacją i nie ma samodzielnego bytu prawnego. Użyty poza KSeF musi zawierać kod umożliwiający dostęp do faktury w KSeF (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT) — aplikacja go nanosi. PDF faktury odrzuconej przez KSeF nie jest fakturą i nie należy go przekazywać kontrahentowi.
  4. Wysyłki przyjętej przez KSeF nie da się cofnąć. Jedynym sposobem naprawienia błędu jest wystawienie faktury korygującej.
  5. Treści samego dokumentu FA(3) nie przechowujemy na naszych serwerach — pobieramy ją z KSeF, gdy jest potrzebna.

§ 15. Nie jesteśmy doradcą podatkowym

  1. Ksefly nie świadczy doradztwa podatkowego, prawnego ani usług księgowych, w tym usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
  2. Liczby, wskaźniki, ostrzeżenia, zestawienia i teksty generowane przez aplikację (w tym te tworzone z udziałem sztucznej inteligencji) są pomocą informacyjną obliczoną z Twoich własnych danych. Nie są poradą, opinią ani wyjaśnieniem w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o doradztwie podatkowym i nie zastępują konsultacji z doradcą podatkowym ani księgowym.
  3. Szacunki podatkowe (np. VAT, zaliczka na podatek dochodowy) opierają się na ustawieniach, które sam wskazujesz, i na danych z aplikacji. Za rozliczenia podatkowe i za treść dokumentów odpowiadasz Ty.
  4. Potwierdzenie płatności generowane przez Ksefly nie jest paragonem fiskalnym i nie zwalnia z obowiązku ewidencji na kasie rejestrującej, jeśli taki obowiązek Cię dotyczy.

§ 16. Działanie w KSeF w Twoim imieniu i odpowiedzialność za dokument

  1. Podłączając firmę, upoważniasz nas do działania w KSeF w Twoim imieniu w zakresie potrzebnym do świadczenia Usługi: wysyłania faktur, pobierania faktur i dokumentów UPO oraz podtrzymywania sesji. Poświadczenia przechowujemy zaszyfrowane na naszym serwerze i nigdy nie wracają one do aplikacji.
  2. Upoważnienie cofasz przez: usunięcie firmy z konta, usunięcie konta albo unieważnienie tokena/uprawnień po stronie KSeF. Cofnięcie działa na przyszłość i nie usuwa faktur już wystawionych.
  3. Podział odpowiedzialności:
    • Twoja jest treść faktury: strony, kwoty, stawki, opisy pozycji, terminy, oznaczenia (np. MPP, zwolnienie), a także decyzja, czy i kiedy fakturę wysłać;
    • nasza jest poprawna technicznie budowa dokumentu FA(3) z danych, które wprowadziłeś, i jego przekazanie do KSeF — w granicach § 17.
  4. Przed wysłaniem aplikacja sprawdza dokument wstępnie; kontrola ta nie jest gwarancją, że KSeF go przyjmie ani że jest on prawidłowy podatkowo.

§ 17. Odpowiedzialność

  1. Odpowiadamy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, z ograniczeniami opisanymi niżej.
  2. Nie odpowiadamy za:
    • dostępność, działanie, decyzje i przerwy w pracy KSeF, rejestrów publicznych (biała lista, GUS, VIES), Apple, Stripe ani sieci telekomunikacyjnych;
    • poprawność danych, które sam wprowadziłeś lub które pochodzą z rejestrów publicznych;
    • skutki podatkowe Twoich decyzji i treść wystawionych przez Ciebie dokumentów;
    • skutki utraty lub udostępnienia telefonu, kodu blokady albo poświadczeń KSeF osobie trzeciej;
    • działanie funkcji płatniczych w zakresie leżącym po stronie Stripe, wystawcy karty lub Apple;
    • następstwa korzystania z Usługi niezgodnie z regulaminem lub prawem.
  3. Żadne postanowienie tego regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza naszej odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego) ani odpowiedzialności, której zgodnie z prawem wyłączyć nie można — w tym wobec osoby, o której mowa w § 23 ust. 2.
  4. Ile najwyżej możesz od nas odzyskać. Jeżeli prowadzisz działalność i umowa jest zawodowo związana z tą działalnością, nasza odpowiedzialność jest ograniczona. Górna granica to suma prowizji, które nam zapłaciłeś w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem — a jeżeli korzystasz z konta bezpłatnego, 1000 zł. Ograniczenie nie działa, gdy wyrządziliśmy szkodę umyślnie (ust. 3), ani wobec osoby opisanej w § 23 ust. 2.
  5. Odpowiadamy za nasze podmioty przetwarzające jak za własne działanie w zakresie, w jakim wykonują dla nas Usługę.

§ 18. Szczególne zagrożenia (art. 6 pkt 1 UŚUDE)

Informujemy o ryzykach związanych z korzystaniem z usług świadczonych drogą elektroniczną:

  1. Wyłudzenia (phishing). Nigdy nie prosimy o Twój token KSeF, hasło do Profilu Zaufanego, kod BLIK ani kod z SMS. Nie wysyłaj nam swojego tokena KSeF. Wiadomość, która o to prosi, nie pochodzi od nas.
  2. Utrata lub przejęcie telefonu. Osoba, która ma odblokowany telefon, może wystawić fakturę w Twoim imieniu. Włącz blokadę Face ID w aplikacji i kod blokady w telefonie; po utracie telefonu wyloguj urządzenie i rozważ unieważnienie tokena KSeF.
  3. Nieodwracalność wysyłki. Fakturę przyjętą przez KSeF poprawia się wyłącznie korektą (§ 14 ust. 4).
  4. Złośliwe oprogramowanie i nieoficjalne kopie aplikacji. Pobieraj Ksefly wyłącznie z App Store.
  5. Sieci publiczne. Cała komunikacja jest szyfrowana (TLS), ale korzystanie z niezaufanych sieci i urządzeń zwiększa ryzyko.
  6. Powiadomienia. Jeśli nie wyłączysz szczegółów w Ustawieniach, treść powiadomienia (nazwa kontrahenta i kwota) może być widoczna na zablokowanym ekranie.

§ 19. Dane osobowe

  1. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności, która stanowi integralną część informacji przekazywanych przy zawarciu umowy.
  2. W zakresie, w jakim przetwarzamy dane osobowe Twoich kontrahentów w Twoim imieniu, jesteśmy podmiotem przetwarzającym, a zasady powierzenia określa odrębna umowa powierzenia. Zawiera ona listę podprocesorów (Załącznik A) i jest przyjmowana wraz z tym regulaminem — nie wymaga osobnego podpisu.

§ 20. Reklamacje (art. 8 ust. 3 pkt 4 UŚUDE)

  1. Reklamację składasz na adres contact@ksefly.app albo pisemnie na adres z § 1 ust. 1.
  2. W reklamacji podaj: adres e-mail, na który mamy odpowiedzieć, nazwę firmy lub NIP, którego dotyczy sprawa, opis problemu, datę i godzinę jego wystąpienia oraz — jeśli to możliwe — numer faktury lub zrzut ekranu. Im dokładniej, tym szybciej odpowiemy.
  3. Rozpatrzymy reklamację i odpowiemy w terminie 30 dni od jej otrzymania, na adres e-mail, z którego ją wysłałeś (albo na adres wskazany w reklamacji). Jeśli sprawa wymaga więcej czasu, poinformujemy o tym przed upływem terminu wraz z przewidywaną datą odpowiedzi. ⟨DO ZATWIERDZENIA przez właściciela: 30 dni to zobowiązanie umowne, które sam na siebie przyjmujesz — potwierdź termin albo go zmień. Świadomie nie przenosimy tu 14-dniowej „milczącej akceptacji” z ustawy o prawach konsumenta: wiąże ona tylko wobec konsumenta, a wpisana do regulaminu stałaby się pułapką, której ustawa nie nakłada.⟩
  4. Reklamacje dotyczące transakcji płatniczych kieruj do Stripe (§ 12 ust. 6); Stripe jako dostawca usług płatniczych ma własny, ustawowy tryb i terminy ich rozpatrywania. Reklamacje dotyczące subskrypcji, płatności za nią i zwrotów — do Apple (§ 8).
  5. Nie zobowiązaliśmy się do korzystania z pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich. Informacyjnie: konsument (oraz osoba opisana w § 23 ust. 2, w zakresie, w jakim przepisy jej to przyznają) może szukać pomocy u miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów albo w organizacjach konsumenckich.

§ 21. Zmiany regulaminu

  1. Możemy zmienić regulamin z ważnej przyczyny: zmiany przepisów, zmiany zasad KSeF, Apple lub Stripe, zmiany zakresu albo sposobu świadczenia Usługi, zmiany cen lub prowizji, wymogów bezpieczeństwa albo decyzji organu.
  2. O zmianie zawiadomimy Cię co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie, na trwałym nośniku — komunikatem w aplikacji z możliwością zapisania treści, a nową treść regulaminu opublikujemy pod adresem ksefly.app/regulamin wraz z datą wejścia w życie. Nie prowadzimy zawiadomień pocztą elektroniczną, ponieważ nie przechowujemy Twojego adresu e-mail (§ 1.1 Polityki prywatności). Zawiadomienie wskaże, co się zmienia i od kiedy.
  3. Do dnia wejścia zmiany w życie możesz wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym — usuwając konto albo wysyłając nam oświadczenie. Jeżeli masz aktywną subskrypcję, pamiętaj, że odnowienie wyłącza się w ustawieniach Apple; dlatego zawiadamiamy z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem, byś zdążył je wyłączyć przed kolejnym pobraniem opłaty. Wyłączenie odnowienia działa od końca opłaconego okresu, a o ewentualnym zwrocie za okres niewykorzystany decyduje Apple (§ 8 ust. 2) — my nie możemy go dokonać.
  4. Korzystanie z Usługi po dniu wejścia zmiany w życie oznacza jej przyjęcie.
  5. Zmiana, która wyłącznie rozszerza Twoje uprawnienia albo wynika ze zmiany przepisów bez wpływu na Twoje obowiązki, może wejść w życie w terminie krótszym, o czym poinformujemy w zawiadomieniu.

§ 22. Punkt kontaktowy i języki

  1. Punktem kontaktowym dla użytkowników i organów jest contact@ksefly.app.
  2. Obsługujemy korespondencję w języku polskim i angielskim.

§ 23. Prawo właściwe, sąd i charakter umowy

  1. Umowa podlega prawu polskiemu. Wybór ten nie pozbawia ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa państwa zwykłego pobytu użytkownika, jeśli takie przepisy go chronią.
  2. Kwestia „quasi-konsumenta” — stanowisko i zastrzeżenie. Ksefly jest usługą dla przedsiębiorców. Jeżeli jednak jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, a ta umowa nie ma dla Ciebie charakteru zawodowego — co ocenia się w szczególności na podstawie przedmiotu działalności ujawnionego w CEIDG — stosuje się do Ciebie część przepisów o ochronie konsumentów, w tym art. 385(1)–385(3) Kodeksu cywilnego o niedozwolonych postanowieniach umownych (art. 385(5) k.c.) oraz odpowiednie przepisy ustawy o prawach konsumenta (art. 7aa). Zakres tej ochrony bywa w praktyce sporny. Regulamin napisaliśmy tak, aby jego treść nie zależała od rozstrzygnięcia tego sporu; postanowieniami, które zmieniają się w zależności od odpowiedzi, są § 17 ust. 4 (ograniczenie kwotowe odpowiedzialności — nie stosuje się do Ciebie) oraz ust. 3 niniejszego paragrafu (sąd właściwy).
  3. Sąd. Spory z użytkownikiem będącym przedsiębiorcą zawierającym umowę w ramach swojej działalności zawodowej rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Ksefly. Wobec konsumenta oraz osoby opisanej w ust. 2 stosuje się ogólne zasady właściwości wynikające z Kodeksu postępowania cywilnego — postanowienie o sądzie siedziby ich nie dotyczy.
  4. Nie warunkujemy zawarcia umowy złożeniem przez Ciebie oświadczenia o zawodowym charakterze umowy i nie żądamy takiej deklaracji przy zakładaniu konta.

§ 24. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie pod adresem ksefly.app/regulamin przed zawarciem umowy oraz w każdym czasie w postaci umożliwiającej pobranie, odtworzenie i utrwalenie jego treści.
  2. Wersja polska jest wersją rozstrzygającą. Tłumaczenie angielskie (ksefly.app/en/terms) ma charakter informacyjny; w razie rozbieżności pierwszeństwo ma tekst polski.
  3. Jeżeli któreś postanowienie okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a w miejsce postanowienia nieważnego stosuje się przepis prawa.
  4. Nie możesz przenieść praw i obowiązków z umowy bez naszej zgody. My możemy je przenieść w przypadku zbycia przedsiębiorstwa lub jego części, zawiadamiając Cię z wyprzedzeniem i nie pogarszając Twojej sytuacji.
  5. Marki i znaki towarowe osób trzecich (Apple, Stripe) należą do ich właścicieli i są używane wyłącznie w celu opisowym.

Historia zmian

WersjaDataCo się zmieniło
1.0⟨data publikacji⟩Pierwsza wersja regulaminu. Wcześniej Ksefly nie miał własnego regulaminu — pozycja „Warunki korzystania” w aplikacji prowadziła do standardowej licencji Apple na oprogramowanie, która nie opisuje ani usług serwera, ani wysyłki do KSeF, ani prowizji od płatności, ani trybu reklamacyjnego.